Das Fahrtenbuch
für alle Endgeräte

Kostenlose App für iPhone und Android. Online Version für Windows, Mac und Linux für nur 4,19 € pro Monat. 7 Tage gratis testen!

Das Fahrtenbuch für alle Endgeräte

Kostenlose App für iPhone und Android.
Online Version für Windows, Mac und Linux für nur 4,19 € pro Monat.

Fahrtenbuch führen: Alles, was Sie zur Dokumentation Ihrer Fahrten wissen sollten

Private Fahrten mit einem Firmenwagen sind ein geldwerter Vorteil, der entsprechend versteuert werden muss. Umgekehrt können dienstliche Fahrten mit einem Privatfahrzeug als Werbungskosten geltend gemacht werden. Um private und dienstliche Fahrten sauber zu dokumentieren und Ihre berechtigten Ansprüche zu belegen, ist es sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen. In unserem Ratgeber finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Fahrtenbuch. Wer sollte es führen, was muss es beinhalten, wie tragen Sie Fahrten richtig ein? Diese und viele andere Fragen beantworten wir Ihnen hier.

Ratgeber Fahrtenbuch: Erfahren Sie mehr über die ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Fahrten!

Inhaltsverzeichnis

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Steuerrechtlich besteht grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Es ist jedoch immer dann sinnvoll, wenn ein Fahrzeug vorwiegend beruflich genutzt wird. Das kann der Fall sein, wenn das Fahrzeug zum Fuhrpark eines Unternehmens gehört oder aber einzelnen Arbeitnehmern als Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Nutzen Sie als Selbständiger Ihren Wagen sowohl privat als auch beruflich, ist der Anteil von privaten und geschäftlichen Fahrten ausschlaggebend dafür, ob das Fahrzeug Ihrem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet wird.

Die Einordung als Dienstfahrzeug und somit ins Betriebsvermögen hat verschiedene steuerliche Vorteile:

  • Die gesamten Anschaffungskosten können abgeschrieben werden.
  • Laufende Kosten wie Steuern und Versicherung können als betriebliche Ausgaben geltend gemacht werden.

Sonderfall: Behördliche Auflage zum Führen eines Fahrtenbuchs

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann behördlich angeordnet werden, wenn nach einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat im Straßenverkehr der Fahrzeugführer nicht ermittelt werden kann. In diesem Fall ist der Fahrzeughalter dazu verpflichtet, für eine festgesetzte Zeit (von 2 Wochen bis 24 Monaten bei mehrmaligen Verstößen) ein Fahrtenbuch zu führen.

In diesem Fall sind folgende Angaben in das Fahrtenbuch einzutragen:

  • Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Vollständiger Name und Anschrift des Fahrzeugführers
  • Datum sowie Uhrzeit bei Fahrtbeginn
  • Datum und Uhrzeit bei Fahrtende sowie Unterschrift des Fahrzeugführers

Wird dieses Fahrtenbuch nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt, an unberechtigte Personen weitergegeben oder nicht für 6 Monate nach Fristablauf aufbewahrt, droht ein Bußgeld in Höhe von 100€.

Wie wird ein Fahrtenbuch korrekt geführt?

Um Ihre Fahrten ordnungsgemäß zu dokumentieren, müssen alle für das Finanzamt relevanten Informationen in jedem Eintrag festgehalten werden. Bei betrieblichen Fahrten sind das:

  • Datum der Fahrt
  • Start- und Zielort der Fahrt
  • Zweck der Fahrt (d.h. aufgesuchter Kunde oder Geschäftspartner bzw. die Art der dienstlichen Aufgabe)
  • Kilometerstand bei Abfahrt sowie bei Ankunft sowie die gefahrene Kilometeranzahl
  • Bei Umwegen: Grund des Umweges (z.B. neue Route bei Stau, aber auch private Erledigungen)

Für private Fahrten genügt die Angabe der Kilometerstände. Fahrtgrund und Ziel müssen und sollten Sie auch nicht angeben.

Gibt es Alternativen zum Fahrtenbuch?

Alternativ zum Fahrtenbuch kann auch die Ein-Prozent-Regelung in Anspruch genommen werden. Dafür wird pro Monat ein Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert.

Die Voraussetzungen sind:

  • Mindestens 50% der Nutzung erfolgen betrieblich
  • Die Nutzung muss schlüssig nachgewiesen werden.

Allerdings bedeutet die 1% Regelung in den meisten Fällen eine viel geringere Ersparnis als ein anhand eines Fahrtenprotokolls festgelegter Steuersatz. Grundlegend ist die – sicherlich bequeme – Nutzung der 1% Regel nur dann günstiger, wenn…

  • …Sie den Firmenwagen sehr oft und für weite Strecken privat nutzen.
  • …der Listenpreis des PKW sehr niedrig ist.

Ist dies nicht der Fall, ist ein Fahrtenbuch zumeist die wirtschaftlichere Lösung.

Tipp: Sind Sie sich unsicher darüber, welche Methode sich für Sie am besten eignet, ist das vorsorgliche Führen eines Fahrtenbuchs sinnvoll. So können Sie am Ende des Jahres entscheiden, welche Regelung Sie in Anspruch nehmen. Bedenken Sie, dass ein Wechsel zwischen den Methoden im laufenden Jahr nicht gestattet ist (Ausnahme: neues Fahrzeug).

Die clevere Lösung von Krämer IT-Solutions: Das elektronische KFZ Fahrtenbuch

Bequem und benutzerfreundlich, effizient und rechtskonform: Ein elektronisches Fahrtenbuch von Krämer IT-Solutions ist die clevere Lösung zur Führung eines Fahrtenprotokolls. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen zwei Ausführungen:

  • Fahrtenbuch App: Die App funktioniert sowohl mit iOS als auch Android sowie als Onlineversion für Windows, Mac und Linux. Sie können damit problemlos auch mehrere Fahrzeuge verwalten und viele komfortable Features für Ihre Fahrtendokumentation (automatische Fahrtenerfassung, Standorterkennung, Adressvervollständigung, automatische Distanzermittlung und vieles mehr) nutzen.
  • Fahrtenbuch Stecker: Den Fahrtenbuch Stecker schließen Sie einfach über die OBD-Schnittstelle an die Bordelektronik an und haben so zusammen mit der Fahrtenbuch Software eine noch einfachere Möglichkeit, Ihre Fahrten zu erfassen.

Welche Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Mit dem Fahrtenbuch weisen Sie nach, dass ein Fahrzeug betrieblich genutzt wird und in welchem Umfang dies geschieht. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss das Fahrtenbuch dabei gewisse Anforderungen erfüllen. Dazu zählen ganz grundlegende Aspekte wie:

  • Kennzeichen: Um die Zuordnung zu einem Fahrzeug festzulegen, sollte im Fahrtenbuch das amtliche Kennzeichen des Kraftwagens notiert werden.
  • Kilometerstand: Hiermit ist die gesamte Fahrleistung gemeint. Tragen Sie zu Beginn der Aufzeichnungen (entweder am Jahresanfang oder bei Neukauf ab dem ersten Nutzungstag) den Startkilometerstand ein, und am Jahresende den Endstand.
  • Leserlichkeit: Alle Angaben im Fahrtenbuch müssen in verständlicher, nachvollziehbarer und vor allem leserlicher Form vorliegen.

Darüber hinaus gibt es weitere Richtlinien, die das Fahrtenbuch erfüllen muss, um Schwierigkeiten bei der Geltendmachung zu vermeiden:

  • Geschlossene Form: Unter geschlossener Form versteht man ein gebundenes Fahrtenbuch oder Heft, durch das spätere Änderungen deutlich erkannt werden können. Bei einem digitalen Fahrtenbuch müssen die Aufzeichnungen vor Manipulation geschützt sein.
  • Zeitnahe Dokumentation: Die einzelnen Fahrten müssen zeitnah ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Eine konkrete Definition des Begriffs „zeitnah“ gibt es nicht – tragen Sie am besten alle benötigten Angaben direkt Anschluss an die Fahrt ein.
  • Detaillierte Dokumentation: Die Eintragungen selbst müssen möglichst detailliert sein – alle Informationen müssen anhand des Fahrtenbuchs ersichtlich sein. Notieren Sie den Grund der Fahrt ebenso präzise wie mögliche Umwege. Bei regelmäßigen Fahrten und Zielen sind Abkürzungen erlaubt.
  • Fortlaufende Dokumentation: Die einzelnen Fahrten müssen fortlaufend, also chronologisch dokumentiert werden. Nachträgliche Einträge „am Stück“ in ein manuelles Fahrtenbuch sollten Sie unbedingt vermeiden, da dies das Misstrauen des Finanzamtes erregen würde.

Das Fahrtenbuch muss dabei für das gesamte Kalenderjahr (bzw. ab dem Zeitpunkt des Kaufes des Fahrzeugs) geführt werden.

Welche Form muss ein Fahrtenbuch haben?

Maßgeblich für ein Fahrtenbuch ist, dass es die Grundsätze der Vollständigkeit und Unveränderlichkeit erfüllt. Daher sind beispielsweise Excel- oder Word-Dokumente nicht zulässig, da diese nachträglich verändert werden könnten. Ansonsten haben Sie die Wahl zwischen klassischen Fahrtenbüchern und elektronischen Lösungen.

  • Klassisches Fahrtenbuch
    Fahrtenbücher, in die Sie Ihre Angaben händisch eintragen, erhalten Sie bei jedem gut sortierten Schreibbedarf-Anbieter. Diese Bücher sind in der Regel recht günstig und können einfach im Fahrzeug verbleiben. Sie erfordern jedoch sehr viel Selbstdisziplin und Aufwand: Alle benötigten Angaben sollten am besten direkt nach der Fahrt detailliert eingetragen werden, denn offensichtliche Nachtragungen können dazu führen, dass das ganze Fahrtenbuch nicht anerkannt wird.
  • Elektronische Fahrtenbücher
    Elektronische Fahrtenbücher sind heutzutage in verschiedenen Formen erhältlich. Es gibt sie als bereits vorinstallierte Lösungen, als Fahrtenbuch Stecker und als Fahrtenbuch App. Auch wenn sie in der Anschaffung in der Regel teurer sind als klassische Papierbücher, erleichtern sie die Fahrtenbuch-Führung vor allem für Vielfahrer ungemein, da mit diesen Lösungen Fahrten ganz bequem erfasst, eingetragen und zur Übermittlung an das Finanzamt exportiert werden können. Achten Sie bei einer elektronischen Fahrtenbuch-Lösung jedoch unbedingt darauf, dass sie rechtssicher und konform mit den Vorgaben des Finanzamtes ist.

Haben Sie noch Fragen zum Thema Fahrtenbuch oder unseren Lösungen zur Fahrtenprotokollierung? Dann sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern!

Jetzt kostenlos downloaden.

Testen Sie die KFZ-Fartenbuch App 7 Tage kostenfrei. Erhältlich im App Store und im Google Play Store. Jetzt hier downloaden.