Fahrtenbuch führen: Alles, was Sie zur Dokumentation Ihrer Fahrten wissen sollten
Private Fahrten mit einem Firmenwagen sind ein geldwerter Vorteil, der entsprechend versteuert werden muss. Umgekehrt können dienstliche Fahrten mit einem Privatfahrzeug als Werbungskosten geltend gemacht werden. Um private und dienstliche Fahrten sauber zu dokumentieren und Ihre berechtigten Ansprüche zu belegen, ist es sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen. In unserem Ratgeber finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Fahrtenbuch. Wer sollte es führen, was muss es beinhalten, wie tragen Sie Fahrten richtig ein? Diese und viele andere Fragen beantworten wir Ihnen hier.
Elektronisches Fahrtenbuch führen: Sicher und intuitiv per App
Die Nutzung unserer KFZ Fahrtenbuch Software ist denkbar einfach: Laden Sie die App auf Ihr Handy oder nutzen Sie sie daheim über Ihren PC. Unser digitales Fahrtenbuch ist als App auf folgenden Plattformen erhältlich:
- iOS
- Android
- Web
Ob am Ende der Fahrt, vor Ort im Büro oder am Abend daheim – über unser elektronisches Fahrtenbuch schließen Sie die Erfassung Ihrer Fahrten dann ab, wenn Sie dafür Zeit haben. Und sollten Sie mal eine Angabe vergessen, schickt Ihnen Ihre neue Fahrtenbuch App eine Erinnerung.
Einfache Abrechnung mit dem Finanzamt – Ein elektronisches Fahrtenbuch macht es möglich
Wer Teile seiner Fahrtkosten vom Finanzamt erstatten lassen möchte, muss beim Führen eines Fahrtenbuchs sehr sorgfältig sein. Ungenaue Einträge, fehlende Belege oder inkorrekte Angaben können bei einer Prüfung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt zu einer Kürzung des absetzbaren Betrags führen und damit bares Geld kosten.
Unser elektronisches KFZ Fahrtenbuch erfüllt alle Anforderungen des Finanzamts an eine lückenlose und rechtskonforme Erfassung und Protokollierung. Mit wenigen Klicks können Fahrtdaten über einen beliebigen Zeitraum exportiert werden, alle Änderungen an Eingaben werden manipulationssicher dokumentiert und nach aktuellen Datenschutzstandards übertragen sowie gespeichert. So steht der erfolgreichen Abrechnung Ihrer Fahrtkosten mit dem Finanzamt nichts mehr im Wege.
Mit einem digitalen Fahrtenbuch sparen Sie somit Schreibaufwand, Zeit und Steuern: Unsere Fahrtenbuch App erfasst zahlreiche Fahrtdaten vollständig automatisiert, ermöglicht die Vervollständigung von Pflichtangaben und weiteren Einträgen in Sekundenschnelle und hilft bei der Speicherung von Belegen. Damit bleibt alles nachvollziehbar und transparent – sowohl für den Steuerberater als auch für das Finanzamt.
Unser Fahrtenbuch Stecker – Die perfekte Ergänzung unserer KFZ Fahrtenbuch App
Sie nutzen unserer digitales KFZ Fahrtenbuch bereits? Erweitern Sie die Funktionspalette unserer Fahrtenbuch App ganz einfach mit unserem Fahrtenbuch GPS-Stecker. Dieser kleine OBD Stecker hilft Ihnen in Zukunft dabei, sämtliche Fahrtdaten, Zeiten oder Kilometerstände automatisiert und noch übersichtlicher als zuvor zu erfassen.
Holen Sie mehr aus Ihrem elektronischen Fahrtenbuch raus – das leistet der intelligente Stecker:
- Einfaches Einrichten über die OBD-Schnittstelle dank Plug `n` Play
- Zertifiziert sichere Schnittstelle mit weiter Verbreitung
- Selektive Erfassung von Fahrtdaten auf Wunsch
- Live Tracking der Fahrten und intelligente Vervollständigung
- Automatische Erfassung von Kilometerstand & mehr
- Elektronisches Fahrtenbuch mit mehreren Steckern kombinierbar
Elektronisches Fahrtenbuch oder 1%-Regelung? Ein digitales Fahrtenbuch spart bares Geld!
Fahrtenbuch führen ist keine Pflicht – alternativ gibt es auch die Option, die 1%-Methode zur Abrechnung zu wählen, um sich bei der beruflichen Nutzung seines Fahrzeugs eine Steuererstattung zu sichern. Dafür wird pro Monat ein Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert.
Die Voraussetzungen dafür sind:
- Mindestens 50% der Nutzung erfolgen betrieblich.
- Die Nutzung muss schlüssig nachgewiesen werden.
Für teure Neuwagen mag sich diese Rechnung lohnen – wer aber zum Beispiel einen Gebrauchtwagen nutzt, der sollte eher ein elektronisches Fahrtenbuch führen. So kann er bedeutend mehr und unkomplizierter Steuern sparen und Ausgaben beim Finanzamt geltend machen als mit der 1%-Regelung.
Ein elektronisches Fahrtenbuch – Praktisch für Privatleute und Unternehmen
Unsere KFZ Fahrtenbuch App ist nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für Arbeitgeber ein zuverlässiger kleiner Helfer. Ob es um die Bereitstellung einzelner Firmenwagen für Mitarbeiter oder um das Management eines kompletten Fuhrparks geht, über ein digitales Fahrtenbuch gelingt die Erfassung unterschiedlicher Fahrtdaten mehrerer Fahrzeuge einfach, zeitnah und absolut lückenlos.
So macht ein elektronisches Fahrtenbuch aus dem lästigen händischen Führen eines Fahrtenbuchs eine komfortable Dokumentation auf Knopfdruck, die eine kilometergenaue Erfassung von Fahrtstrecken und eine finanzamtkonforme Abrechnung zum Jahresende ermöglicht – sowohl für Arbeitnehmer und Selbständige als auch für Firmen und Betriebe.
Unser digitales KFZ Fahrtenbuch – So einfach, wie ein Fahrtenbuch sein sollte
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist vor allem eins: Komfortabel. Unser KFZ Fahrtenbuch ist einfach zu bedienen und setzt Maßstäbe in Sachen Funktionalität: Von der Fahrtenbuch Software über die Onlineversion bis hin zur App und unseren Fahrtenbuch Stecker.
Mit all diesen Features ist das KFZ Fahrtenbuch intelligenter als je zuvor. Profitieren Sie von Verbesserungen, mit denen Ihnen unsere Software nicht nur jede Fahrt, sondern auch den gesamten Tag erleichtert:
- Automatisches Routing per GPS
- CloudSync
- Adressenvervollständigung
- Rechtssicherer Modus für das Finanzamt (Finanzamtmodus).
Mithilfe innovativer Technologien können Sie mühelos all Ihre Fahrten mit dem Firmenwagen oder beruflich genutzten Privatfahrzeugen finanzamtkonform nachhalten und abrechnen. Auf Knopfdruck. Von überall. Auf jedem Betriebssystem. Ohne Aufwand.
Ratgeber Fahrtenbuch: Erfahren Sie mehr über die ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Fahrten!
Inhaltsverzeichnis
Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
Steuerrechtlich besteht grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Es ist jedoch immer dann sinnvoll, wenn ein Fahrzeug vorwiegend beruflich genutzt wird. Das kann der Fall sein, wenn das Fahrzeug zum Fuhrpark eines Unternehmens gehört oder aber einzelnen Arbeitnehmern als Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird. Nutzen Sie als Selbständiger Ihren Wagen sowohl privat als auch beruflich, ist der Anteil von privaten und geschäftlichen Fahrten ausschlaggebend dafür, ob das Fahrzeug Ihrem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet wird.
Die Einordung als Dienstfahrzeug und somit ins Betriebsvermögen hat verschiedene steuerliche Vorteile:
- Die gesamten Anschaffungskosten können abgeschrieben werden.
- Laufende Kosten wie Steuern und Versicherung können als betriebliche Ausgaben geltend gemacht werden.
Sonderfall: Behördliche Auflage zum Führen eines Fahrtenbuchs
Das Führen eines Fahrtenbuchs kann behördlich angeordnet werden, wenn nach einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat im Straßenverkehr der Fahrzeugführer nicht ermittelt werden kann. In diesem Fall ist der Fahrzeughalter dazu verpflichtet, für eine festgesetzte Zeit (von 2 Wochen bis 24 Monaten bei mehrmaligen Verstößen) ein Fahrtenbuch zu führen.
In diesem Fall sind folgende Angaben in das Fahrtenbuch einzutragen:
- Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
- Vollständiger Name und Anschrift des Fahrzeugführers
- Datum sowie Uhrzeit bei Fahrtbeginn
- Datum und Uhrzeit bei Fahrtende sowie Unterschrift des Fahrzeugführers
Wird dieses Fahrtenbuch nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt, an unberechtigte Personen weitergegeben oder nicht für 6 Monate nach Fristablauf aufbewahrt, droht ein Bußgeld in Höhe von 100€.
Wie wird ein Fahrtenbuch korrekt geführt?
Um Ihre Fahrten ordnungsgemäß zu dokumentieren, müssen alle für das Finanzamt relevanten Informationen in jedem Eintrag festgehalten werden. Bei betrieblichen Fahrten sind das:
- Datum der Fahrt
- Start- und Zielort der Fahrt
- Zweck der Fahrt (d.h. aufgesuchter Kunde oder Geschäftspartner bzw. die Art der dienstlichen Aufgabe)
- Kilometerstand bei Abfahrt sowie bei Ankunft sowie die gefahrene Kilometeranzahl
- Bei Umwegen: Grund des Umweges (z.B. neue Route bei Stau, aber auch private Erledigungen)
Für private Fahrten genügt die Angabe der Kilometerstände. Fahrtgrund und Ziel müssen und sollten Sie auch nicht angeben.
Gibt es Alternativen zum Fahrtenbuch?
Alternativ zum Fahrtenbuch kann auch die Ein-Prozent-Regelung in Anspruch genommen werden. Dafür wird pro Monat ein Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert.
Die Voraussetzungen sind:
- Mindestens 50% der Nutzung erfolgen betrieblich
- Die Nutzung muss schlüssig nachgewiesen werden.
Allerdings bedeutet die 1% Regelung in den meisten Fällen eine viel geringere Ersparnis als ein anhand eines Fahrtenprotokolls festgelegter Steuersatz. Grundlegend ist die – sicherlich bequeme – Nutzung der 1% Regel nur dann günstiger, wenn…
- …Sie den Firmenwagen sehr oft und für weite Strecken privat nutzen.
- …der Listenpreis des PKW sehr niedrig ist.
Ist dies nicht der Fall, ist ein Fahrtenbuch zumeist die wirtschaftlichere Lösung.
Tipp: Sind Sie sich unsicher darüber, welche Methode sich für Sie am besten eignet, ist das vorsorgliche Führen eines Fahrtenbuchs sinnvoll. So können Sie am Ende des Jahres entscheiden, welche Regelung Sie in Anspruch nehmen. Bedenken Sie, dass ein Wechsel zwischen den Methoden im laufenden Jahr nicht gestattet ist (Ausnahme: neues Fahrzeug).
Die clevere Lösung von Krämer IT-Solutions: Das elektronische KFZ Fahrtenbuch
Bequem und benutzerfreundlich, effizient und rechtskonform: Ein elektronisches Fahrtenbuch von Krämer IT-Solutions ist die clevere Lösung zur Führung eines Fahrtenprotokolls. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen zwei Ausführungen:
- Fahrtenbuch App: Die App funktioniert sowohl mit iOS als auch Android sowie als Onlineversion für Windows, Mac und Linux. Sie können damit problemlos auch mehrere Fahrzeuge verwalten und viele komfortable Features für Ihre Fahrtendokumentation (automatische Fahrtenerfassung, Standorterkennung, Adressvervollständigung, automatische Distanzermittlung und vieles mehr) nutzen.
- Fahrtenbuch Stecker: Den Fahrtenbuch Stecker schließen Sie einfach über die OBD-Schnittstelle an die Bordelektronik an und haben so zusammen mit der Fahrtenbuch Software eine noch einfachere Möglichkeit, Ihre Fahrten zu erfassen.
Welche Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?
Mit dem Fahrtenbuch weisen Sie nach, dass ein Fahrzeug betrieblich genutzt wird und in welchem Umfang dies geschieht. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss das Fahrtenbuch dabei gewisse Anforderungen erfüllen. Dazu zählen ganz grundlegende Aspekte wie:
- Kennzeichen: Um die Zuordnung zu einem Fahrzeug festzulegen, sollte im Fahrtenbuch das amtliche Kennzeichen des Kraftwagens notiert werden.
- Kilometerstand: Hiermit ist die gesamte Fahrleistung gemeint. Tragen Sie zu Beginn der Aufzeichnungen (entweder am Jahresanfang oder bei Neukauf ab dem ersten Nutzungstag) den Startkilometerstand ein, und am Jahresende den Endstand.
- Leserlichkeit: Alle Angaben im Fahrtenbuch müssen in verständlicher, nachvollziehbarer und vor allem leserlicher Form vorliegen.
Darüber hinaus gibt es weitere Richtlinien, die das Fahrtenbuch erfüllen muss, um Schwierigkeiten bei der Geltendmachung zu vermeiden:
- Geschlossene Form: Unter geschlossener Form versteht man ein gebundenes Fahrtenbuch oder Heft, durch das spätere Änderungen deutlich erkannt werden können. Bei einem digitalen Fahrtenbuch müssen die Aufzeichnungen vor Manipulation geschützt sein.
- Zeitnahe Dokumentation: Die einzelnen Fahrten müssen zeitnah ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Eine konkrete Definition des Begriffs „zeitnah“ gibt es nicht – tragen Sie am besten alle benötigten Angaben direkt Anschluss an die Fahrt ein.
- Detaillierte Dokumentation: Die Eintragungen selbst müssen möglichst detailliert sein – alle Informationen müssen anhand des Fahrtenbuchs ersichtlich sein. Notieren Sie den Grund der Fahrt ebenso präzise wie mögliche Umwege. Bei regelmäßigen Fahrten und Zielen sind Abkürzungen erlaubt.
- Fortlaufende Dokumentation: Die einzelnen Fahrten müssen fortlaufend, also chronologisch dokumentiert werden. Nachträgliche Einträge „am Stück“ in ein manuelles Fahrtenbuch sollten Sie unbedingt vermeiden, da dies das Misstrauen des Finanzamtes erregen würde.
Das Fahrtenbuch muss dabei für das gesamte Kalenderjahr (bzw. ab dem Zeitpunkt des Kaufes des Fahrzeugs) geführt werden.
Welche Form muss ein Fahrtenbuch haben?
Maßgeblich für ein Fahrtenbuch ist, dass es die Grundsätze der Vollständigkeit und Unveränderlichkeit erfüllt. Daher sind beispielsweise Excel- oder Word-Dokumente nicht zulässig, da diese nachträglich verändert werden könnten. Ansonsten haben Sie die Wahl zwischen klassischen Fahrtenbüchern und elektronischen Lösungen.
- Klassisches Fahrtenbuch
Fahrtenbücher, in die Sie Ihre Angaben händisch eintragen, erhalten Sie bei jedem gut sortierten Schreibbedarf-Anbieter. Diese Bücher sind in der Regel recht günstig und können einfach im Fahrzeug verbleiben. Sie erfordern jedoch sehr viel Selbstdisziplin und Aufwand: Alle benötigten Angaben sollten am besten direkt nach der Fahrt detailliert eingetragen werden, denn offensichtliche Nachtragungen können dazu führen, dass das ganze Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. - Elektronische Fahrtenbücher
Elektronische Fahrtenbücher sind heutzutage in verschiedenen Formen erhältlich. Es gibt sie als bereits vorinstallierte Lösungen, als Fahrtenbuch Stecker und als Fahrtenbuch App. Auch wenn sie in der Anschaffung in der Regel teurer sind als klassische Papierbücher, erleichtern sie die Fahrtenbuch-Führung vor allem für Vielfahrer ungemein, da mit diesen Lösungen Fahrten ganz bequem erfasst, eingetragen und zur Übermittlung an das Finanzamt exportiert werden können. Achten Sie bei einer elektronischen Fahrtenbuch-Lösung jedoch unbedingt darauf, dass sie rechtssicher und konform mit den Vorgaben des Finanzamtes ist.
Haben Sie noch Fragen zum Thema Fahrtenbuch oder unseren Lösungen zur Fahrtenprotokollierung? Dann sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern!
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