KFZ Fahrtenbuch FAQ | Fragen und Antworten 

FAQ

Fragen und Antworten

Vielen Dank, dass Sie KFZ Fahrtenbuch nutzen. Aktuell befinden wir uns in der Start-Phase und werden nach und nach Bugfixes und Anpassungen durchführen.

Ist auch Ihnen etwas aufgefallen, so freuen wir uns über Kritik und Feedback durch unser Kontaktformular.

Version 5

Kilometerstand

  • Die Änderung der Kilometerstände hat nichts mit der Einstellung Startzeit/Ankunftszeit zu tun. Konnte eine Distanz ermittelt werden und nur Startkilometerstand ist eingetragen (Default-Fall)
    • Startkilometerstand + Distanz = Endkilometerstand
  • Konnte eine Distanz ermittelt werden und Startkilometerstand als auch Kilometerstand am Ziel sind eingetragen
    • Endkilometerstand – Distanz = Startkilometerstand
  • Konnte eine Distanz ermittelt werden und nur Endkilometerstand ist eingetragen
    • Endkilometerstand – Distanz = Startkilometerstand

Bei manueller Änderung der Distanz wird nun auch die GLEICHE Logik aufgerufen wie oben beschrieben.

Zeiten

  • Falls Fahrterfassung mit Zeit, dannEinstellung ausgehend von Ankunftszeit und Enddatum ist eingetragen
    • Datum am Ziel  – Dauer = Datum bei Start
  • Einstellung ausgehend von Startzeit und Startdatum ist eingetragen
    • Datum bei Start + Dauer = Datum am Ziel
  • Falls Fahrterfassung ohne Zeit, dannAusgehend von Ankunftszeit und Enddatum ist eingetragen
    • Datum am Ziel wird auch als Startdatum eingetragen
  • Ausgehend von Startzeit und Startdatum ist eingetragen
    • Datum bei Start wir auch als Enddatum eingetragen

Sollte das Startdatum nach dem Enddatum liegen, wird das Startdatum auf den Wert des Enddatums gesetzt.

  1. Möglichkeit 1: Fehler fällt direkt nach dem erfassen der Fahrt auf

Sofern Sie die Fahrt noch nach dem Erfassen noch nicht synchronisiert haben, können Sie die Fahrt ganz einfach unter „Fahrten“ mit dem kleinen Bleistift rechts neben der Fahrt bearbeiten/korrigieren.

  1. Möglichkeit 2: Danach wurden noch weitere Fahrten angelegt

(nochmals unter der Bedingung, dass noch nicht synchronisiert wurde) Sie können immer nur die zuletzt erfasste Fahrt ändern/korrigieren und somit müssen Sie sich die Fahrten, welche danach angelegt wurden separat dokumentieren und löschen. Sie müssen so viele Fahrten löschen bis Sie an der Fahrt angekommen sind welche falsch ist. Dann können Sie übe den kleinen Bleistift die Fahrt korrigieren und die gelöschten Fahrten neu bzw. wieder erfassen.

  1. Möglichkeit 3: Fehler fällt erst im Bericht auf bzw. nach dem Synchronisieren

Nun können Sie an der erfassten Fahrt nichts mehr ändern. Ihnen bleibt nur noch die Möglichkeit, dass Sie das Fahrzeug mit der falsch erfassten Fahrt komplett löschen und die alle dazugehörigen Fahrten neu und richtig erfassen.

  1. Möglichkeit 4: Fahrt erfasst, welche gar nicht stattgefunden hat/ Fahrt löschen

Wenn Sie eine erfasste Fahrt löschen, wird immer eine Leerfahrt angelegt. Ohne diese Leerfahrt gäbe es eine Differenz bei den Kilometerständen des Fahrzeuges. Das Programm merkt sich den Start- bzw. Endkilometerstand und warnt Sie automatisch wenn hier eine Differenz entsteht und entstanden ist.

 

Da es bei jeder falsch erfassten Fahrt zu einem größeren Arbeitsaufwand kommt, ist es zu empfehlen jede Fahrt vorher nochmals genau zu kontrollieren.

Bevor Sie unser KFZ-Fahrtenbuch kostenpflichtig nutzen, haben Sie die Möglichkeit unser Fahrtenbuch für 7 Tage kostenlos zu testen. Nach diesen 7 Tagen können Sie sich nicht mehr in das Fahrtenbuch einloggen und müssen sich, falls Sie das Fahrtenbuch weiterhin nutzen möchten, eine Lizenz kostenpflichtig erwerben. Hier müssen Sie die Lizenz mit der gleichen E-Mail Adresse kaufen wie Sie auch das Fahrtenbuch getestet haben, falls Sie die „Testfahrten“ weiterhin benötigen.

 

Sie haben die Möglichkeit eine Lizenz für 12 Monate oder 24 Monate zu kaufen. Mit beiden Lizenzen können Sie die App und die Webversion nutzen. Die App können Sie kostenlos im Appstore bzw, Google Play Store herunterladen (App=kostenlos, Lizenz, welche relevant ist=kostenpflichtig) Wenn Sie die App und die Webversion nutzen, benötigen Sie zusätzlich die Funktion „Cloud-Sync“. Durch die Cloud-Sync werden die erfassten Fahrten von unterwegs auf dem Handy in die Webversion übertragen und auch Fahrten welche in der Webversion erfasst wurden in die App übertragen. Das Anlegen von mehreren Fahrzeugen ist möglich.

 

Sie können sich mit einer erworbenen Lizenz auf jedem Gerät mit vorhandener App oder im Web einloggen. Somit ist es auch möglich, dass mehrere Fahrer das Fahrtenbuch mit nur einer einzigen Lizenz nutzen können. Hierfür benötigen die Fahrer natürlich die E-Mail Adresse und das dazugehörige Passwort. Hier muss jetzt jedoch darauf geachtet werden, dass die Fahrer nicht alle zusammen synchronisieren (da mehrere Fahrer=mehrere Smartphones) Wir empfehlen Ihnen hier nur 1x am Tag, am besten abends, zu synchronisieren.

NEU: Alle Funktionen in einer Lizenz!

In den letzten Monaten haben wir gemerkt, dass unsere Nutzer eine Komplettlösung zum Führen eines ordentlichen Fahrtenbuchs suchen. Egal ob im Browser oder auf iOS und Android Smartphones – mit der KFZ Fahrtenbuch PRO Lizenz nutzen Sie alle Funktionen zum monatlichen Festpreis.

Preis: 4,99 € / Monat
Kaufen: Nach 7 Tagen gratis testen kommt die Möglichkeit das Feature als In-App Kauf zu erwerben. Bitte vorher in der App unter „Einstellungen“ mit seinem Fahrtenbuch 5.2 Benutzeraccount einloggen.

Diese Funktion können Sie über die App auf Ihrem Handy käuflich erwerben. Dieser Kauf läuft dann über Ihren Appstore oder Google Play Store und so erhalten Sie auch von Apple/Android die Rechnung. Sollten Sie jetzt mehrere Fahrer haben bzw. die Lizenz auf mehreren Smartphones verwenden, müssen Sie diese Funktionen für jedes Handy separat kaufen, da diese nicht an die Lizenz gekoppelt sind.

Dies Funktioniert nur, wenn Sie noch eine gültige Lizenz für das Fahrtenbuch 4 haben. Hier wird Ihre gültige Lizenz einfach dupliziert und auf das neue Fahrtenbuch 5 freigeschaltet. Dafür legen Sie sich einfach einen Tetaccount für das Fahrtenbuch 5 an (wichtig!: mit gleicher E-Mail wie bei der Lizenz 4). Danach ist Ihre Lizenz automatisch für die Restlaufzeit Ihrer Lizenz auch für die Version 5 freigeschaltet. Sollten hier Probleme bestehen, wenden Sie sich an unseren Support per Mail an help@kfz-fahrtenbuch.de – Bei dem Upgrade werden nur die Stammdaten übertragen (Fahrzeuge und Adressen), daher schließen Sie am besten den aktuellen Monat noch über das alte Fahrtenbuch ab und beginnen Sie den neuen Monat im neuen Fahrtenbuch.

Erfahren Sie mehr zum Upgrade Ihrer bestehenden KFZ Fahrtenbuch Lizenz ›

Cloud Sync ist dafür zuständig, dass bei Verwendung von Apple und Android Smartphones die Daten mit der zentralen Datenbank in unseren Rechenzentren abgeglichen werden. Zusätzlich werden durch die Speicherung im Rechenzentrum die Daten auch gegen Verlust und Manipulation geschützt.

Um die Daten auf Ihrer KFZ Fahrtenbuch App und im KFZ Fahrtenbuch Online synchron zu halten und um gegen Datenverlust geschützt zu sein, sollten Sie die CloudSync-Funktion in Ihrer KFZ Fahrtenbuch App regelmäßig nutzen. Durch die CloudSync-Funktion werden
die in der App angelegten oder geänderten Daten in das sichere KFZ Fahrtenbuch Online übertragen. Falls Sie in der Zwischenzeit Daten über das KFZ Fahrtenbuch Online geändert oder hinzugefügt haben, werden diese im Rahmen der CloudSync-Funktion wiederum auch auf Ihre App übertragen. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie nach einem CloudSync-Vorgang dieselbe Adresse, dasselbe Fahrzeug oder dieselbe Fahrtvorlage sowohl in der App als auch im KFZ Fahrtenbuch Online geändert haben sollten, beim nächsten CloudSync-Vorgang nur die Version vom KFZ Fahrtenbuch Online berücksichtigt wird. Nach der Synchronisation hat die App also den Stand vom KFZ Fahrtenbuch Online übernommen.

Durch die regelmäßige Nutzung der CloudSync-Funktion können Sie einfach und effizient solche Konfliktsituationen vermeiden. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie Ihre Fahrten auch im KFZ Fahrtenbuch Online nachbearbeiten oder erfassen.
Beachten Sie bitte, dass nach der Bearbeitung der Daten im KFZ Fahrtenbuch Online auch eine Synchronisation mit der App notwendig ist, damit bei weiterer Erfassung und Bearbeitung von Daten in der App diese auf dem aktuellsten Stand erfolgen.

Die einfachste und sicherste Synchronisationsstrategie ist die:

Morgens CloudSync, abends CloudSync

D.h. nutzen Sie die Funktion CloudSync immer zuhause morgens, bevor Sie losfahren (damit sie den aktuellen Datenbestand in der App haben), und abends, nachdem Sie Ihre Fahrten für den Tag mit der App erfasst haben (damit Sie Nachbearbeitungen im KFZ Fahrtenbuch Online ebenfalls auf dem aktuellen Stand der Daten durchführen).

Die erfassten Fahrten sind nach der erfolgten Synchronisation in der App nicht mehr bearbeitbar. Nachbearbeitungen Ihrer Fahrten können Sie jederzeit bequem am PC über das KFZ Fahrtenbuch Online durchführen. Mit der Funktion CloudSync haben Sie auch einen Zugang zum KFZ Fahrtenbuch Online.

Diese Funktion ist aktuell nur in der Online-Version unter https://app.kfz-fahrtenbuch.de/ verfügbar.

Damit Ihre Daten synchronisiert werden, benötigen Sie die Cloud-Sync Funktion. Diese können Sie in der App kaufen oder in unserem Online-Shop.

Die GPS Funktion Ihres Endgeräts muss immer eingeschaltet sein. Wir arbeiten derzeit an einer Lösung mit Stecker für Ihr KFZ, welcher automatisch Fahrten aufzeichnet, sobald Sie das Fahrzeug starten.

Um Daten auf dem PC mit Ihrem Smartphone abgleichen zu können, benötigen Sie die KFZ Fahrtenbuch Online Edition. Mehr dazu finden Sie hier.

Die Fahrtaufzeichnung ist eine unterstützende Funktion. Wir speichern allerdings nicht den kompletten Fahrtverlauf, sondern lediglich die Dauer und die gefahrenen Kilometer.

Wird Ihre CloudSync Lizenz nach einem Update plötzlich für ungültig erklärt und der Sync-Vorgang ist dadurch nicht mehr möglich, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  1. Abmeldung aus der App und danach wieder neu Einloggen.
  2. Überprüfen Sie unter „Käufe“, ob Ihre CloudSync Lizenz als „Gekauft“ angezeigt wird. Wenn nicht „Käufe wiederherstellen“ klicken. Versuchen Sie danach erneut den CloudSync.

Das KFZ Fahrtenbuch Online bleibt mit einem roten Ladenbalken und Ladegrafik in der Mitte des Bildschirms innerhalb der „Fahrt erfassen“ Maske hängen.
Dies passiert, wenn der Kalender bei „Datum/Uhrzeit“ geöffnet ist und währenddessen auf „Speichern“ oder „Distanz und Dauer ermitteln“ geklickt wird.
Lösung: Schließen Sie nach Auswahl von Datum/Uhrzeit erst das Kalenderfenster, bevor Sie weitere Buttons klicken.

Allgemeines und Versionsübergreifend

Sinnhaftigkeit eines Fahrtenbuches

Das Fahrtenbuch dient dazu, alle mit einem Kfz-Fahrzeug zurückgelegten Strecken zu dokumentieren. Es werden sowohl Ziel wie auch der Zweck jeder einzelnen Fahrt eingetragen, so dass im Nachhinein genau geprüft werden kann, ob es sich um eine private oder eine betriebliche Nutzung des Fahrzeugs gehandelt hat. Wenn ein Fahrzeug sowohl betrieblich wie auch privat genutzt wird, können die Fahrtkosten teilweise steuerlich abgesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist aber die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches, welches dem Finanzamt vorgelegt werden muss. Nur wenn das Fahrtenbuch alle Gesetzesauflagen erfüllt, wird es anerkannt und der Steuernachlass dementsprechend gewährt.

Das Fahrtenbuch zeigt also an, wie hoch das Verhältnis der privaten und betrieblichen Nutzung eines Fahrzeugs ist. Diese Unterscheidung ist wichtig, da laut Gesetzgeber nur dann ein Steuernachlass gewährt wird, wenn das Fahrzeug zu einem bestimmten Prozentsatz gewerblich genutzt wird. Mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch kann man schlüssig nachweisen, in welchem Verhältnis private und betriebliche Nutzung stehen und dementsprechend eine Befreiung von der 1%-Pauschale erwirken. Diese wird immer dann angewendet, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt und dennoch glaubhaft eine mindestens 50-prozentige betriebliche Nutzung nachgewiesen werden kann. Meistens kommt man mit dieser Rechnung aber viel schlechter weg als mit einem individuell festgelegten Steuersatz.

Damit man einen solchen individuellen Steuerersatz erhält, muss ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch vorgelegt werden. Das Finanzamt berechnet dann anhand der eingetragenen Daten das Nutzungsverhältnis und bestimmt anschließend auf dieser Grundlage den Steuersatz für das Fahrzeug. Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es einige grundlegende Bedingungen erfüllen. So müssen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten eindeutig nachgewiesen werden. Die materielle Richtigkeit der Daten muss jederzeit nachprüfbar sein und das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt worden sein.  Außerdem muss das Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt worden sein und alle erfassten Fahrten müssen vollständig und in chronologischer Reihenfolge gespeichert werden

Pro und Contra

Die 1%-Regelung wird immer dann angewendet, wenn kein Fahrtenbuch vorliegt und dennoch eine überwiegende oder zumindest 50-prozentige betriebliche Nutzung des Kfz-Fahrzeugs nachgewiesen werden kann. Entscheidend für die Berechnung des Steuersatzes ist der Neupreis (Liste) des entsprechenden Fahrzeugs, unabhängig davon, ob es gebraucht für einen geringeren Kaufpreis erworben wurde. Daraus ergibt sich, dass für einen Wagen, der neu 100.000€ kostet, 1000€ zu versteuernde Nutzungsentnahme pro Monat anfallen. Im Jahr macht das dann 12.000€. Wird von einem Grenzsteuersatz von 42% ausgegangen, so bleiben 5040€ Steuern pro Jahr übrig. Dieser Steuerbetrag wird als Einkommensteuerbetrag bezeichnet. Hinzu kommen dann auch noch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Diese hohen Kosten für ein betrieblich genutztes Fahrzeug lassen sich mit einem Fahrtenbuch deutlich verringern. Das Fahrtenbuch gibt genau an, zu welchem Anteil das Fahrzeug betrieblich und zu welchem Anteil es privat genutzt wurde. Wenn der Steuersatz nun anhand des Fahrtenbuches ermittelt wird, dann nimmt man nicht den Listenpreis als Grundlage. Stattdessen werden die jährlichen Abschreibungs- und Unterhaltskosten in die Berechnung mit einbezogen. Zu den Unterhaltskosten, bzw. laufenden Kosten für das Fahrzeug zählen dabei zum Beispiel die Kosten für Benzin und Versicherung. Der betriebliche Anteil an diesen jährlichen Kosten kann nun mit Hilfe eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches eindeutig nachgewiesen werden. Zu versteuern ist nur der verbleibende private Nutzungsanteil, auf welchen dann die 42% Spitzensteuersatz angewendet werden.

Konkret bedeutet das, wenn ein Fahrzeug mit einem Neuwert von 100.000€ gebraucht für 90.000€ gekauft wurden, fallen 15.000€ Aschreibungskosten und nochmals 10.000€ laufende Kosten pro Jahr an. Von diesen insgesamt 25.000€ wird nun der Prozentsatz der betrieblichen Nutzung, zum Beispiel 92,5%, abgezogen. Es bleiben nur noch 7,5% private Nutzung, bzw. 1875€ zu versteuernde Nutzungsentnahme übrig. Bei einem Grenzsteuersatz von 42% macht das nur noch 787,50€ Einkommenssteuer-Betrag pro Jahr, also eine Ersparnis von 4.826,59 €. Das Führen eines Fahrtenbuches spart also bares Geld.

Ist es möglich, dass die Uhrzeiten der Fahrten beim Ausdruck mit ausgedruckt wird?

ja das geht. Gehen Sie hierzu unter Auswertung auf Berichtsart und wählen dort „ausführlich“ aus anstelle von „kompakt“. Dann druckt er die Uhrzeiten mit.

Kann ich den Beginn der Aufzeichnungen zu einem früheren Zeitpunkt legen. Und wenn ja, wie.

Nur wenn Sie alle nachfolgenden einträge stornieren. Dies ist begründet in der Revisionssicherheit dem Finanzamt gegenüber.

Systemanforderungen

Betriebssystem

  • Windows
  • Mac OS X
  • Linux

Software

  • Internet Explorer (8.0 oder besser)
  • Mozilla Firefox
  • Apple Safari
  • Google Chrome

Sonstiges

  • Internetverbindung

Hardware

  • iPhone 4 oder neuer
  • iPad oder neuer

Software

  • iOS 7.1 oder neuer

Sonstiges

  • Internetverbindung

Hardware

  • Huawei Ascend D1 Quad XL oder höher
  • HTC ONE oder höher
  • Sony Xperia Z oder höher
  • Samsung Galaxy S2 oder höher
  • weitere Geräte mit mindesten 800 Mhz

Software

  • Android 4.1 oder höher

Sonstiges

  • Internetverbindung