Die Fuhrparks deutscher Unternehmen sind stetig am Wachsen. Nicht nur das Top-Management oder Vertriebsmitarbeiter sind die Hauptnutzer von Firmenwagen, sondern auch immer mehr Mitarbeiter der mittleren Hierarchieebene profitieren vom Nutzungsrecht eines Dienstwagens. Somit wächst der Fahrzeugpool stetig und Unternehmen müssen immer mehr Firmenfahrzeuge managen und unterhalten. Eine wichtige Grundlage zur Fuhrparkverwaltung bietet hierbei das Fuhrparkmanagement.

Was bedeutet Fuhrparkmanagement?

Fuhrparkmanagement, auch Flottenmanagement genannt, umfasst die Verwaltung aller Unternehmens-Fahrzeuge. Hierbei geht es um den Kontakt zu Leasinggesellschaften, den Kauf der Firmenfahrzeuge und alle Prozesse der Instandhaltung des Fuhrparks. Das Fuhrparkmanagement ist dafür verantwortlich, den Fuhrpark kostengünstig und effizient zu verwalten und erleichtert außerdem die Tourenplanung.

So wird der Fuhrpark gemanaged!

Je nach Anzahl der Poolfahrzeuge und somit der Größe des Fuhrparks können Unternehmen zwischen eigenem oder ausgelagertem Flottenmanagement unterscheiden. Ist die Fahrzeugflotte noch überschaubar, lohnt sich die Einstellung eines eignen Fuhrparkverantwortlichen. Bei größeren Fuhrparks sind meist externe Dienstleister die Lösung für die Fuhrparkverwaltung.

Das sind die Aufgaben des Fuhrparkleiters

Der Fuhrparkmanager hat in der Regel ein Ziel: Den Fuhrpark professionell und effizient leiten. Dabei soll er vor allem die Prozesse optimieren, um Kosten zu senken. Die Hauptaufgabe des Fuhrparkleiters ist die Sicherstellung der Fahrbereitschaft aller Flotten und der effiziente Einsatz der Fahrer. Dazu sind folgende Aufgaben zu erledigen:

• Beschaffung der Fahrzeuge
• Tourenplanung- und Kontrolle
• Poolfahrzeuge effizient zuweisen
• TÜV-Prüfung, Reparatur und Wartung der Flotten
• Strategien für das Flottenmanagement festlegen
• Verwaltung der Tankkarten
• Regelmäßige Führerscheinkontrolle der Fahrer
• Schadenmanagement

Das Fuhrparkmanagement muss sich über alle Fuhrparkrechte, Pflichten und Verstöße informieren. Bei Verstößen haftet der Fuhrparkbetreiber.

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Die Pflicht ruft – Führerscheinkontrolle

Neben der ständigen Kontrolle der Verkehrstauglichkeit der Fahrzeuge, der rechtzeitigen Durchführung der Hauptuntersuchung und den Fahrerunterweisungen nach UVV zählt auch die Führerscheinkontrolle zu den Halterpflichten . Dabei spielt es keine Rolle, wie groß der Fuhrpark Ihres Unternehmens ist. Dienstwagenfahrer müssen zweimal jährlich auf einen vorhandenen Führerschein kontrolliert werden, Fahrer eines Poolfahrzeuges bei Übergabe des Schlüssels.

Die Pflicht des Fuhrparkleiters ist, auch bereits im Verdachtsfall, dass einem Fahrzeugnutzer die Fahrerlaubnis entzogen wurde, zu handeln.

Werden die Führerscheinkontrollen nicht ordnungsgemäß durchgeführt, kann es sogar zur Abmahnung oder Kündigung des Fuhrparkmanagers kommen.

Auch die Fuhrparkverwaltung lebt von Datenpflege. Um Konsequenzen zu vermeiden, sollten Fuhrparkleiter also auf eine vollständige Dokumentation der Kontrollen achten.

Das Fuhrparkrecht gibt dem Fuhrparkverantwortlichen eine Übersicht darüber, was genau er bei seinen Aufgaben beachten muss.

Den Fuhrpark effizient managen mit der Fuhrparksoftware

Je nach Größe des Fuhrparks kann das Flottenmanagement zur echten organisatorischen Herausforderung werden. Die Fuhrparkverwaltung mit z.B. Excel weist bei hoher Flotten-Anzahl gewisse Grenzen auf – Unübersichtlichkeit der Daten, hohe Fehleranfälligkeit und nicht erkennen von Einsparpotenzialen. Die digitale Alternative – eine Fuhrparkmanagement Software – bietet hier einige Vorteile. Sie wird zur digitalen und effizienten Verwaltung der gesamten Fahrzeugflotte eingesetzt.

Was beinhaltet die Fuhrparksoftware?

Der Einsatz einer Fuhrparksoftware soll die Arbeit des Fuhrparkverantwortlichen erleichtern. Diese sammelt nämlich alle Daten und Informationen bezüglich des Fuhrparks in einem System, wodurch der Fuhrparkmanager einen gesamten Überblick über alle Flotten, Kilometerstände, Verträge, Kosten und Termine hat. Er kann einfach überprüfen, welcher Fahrer gerade welches Fahrzeug nutzt, in welchem Zustand sich das Fahrzeug befindet und ob dieses gekauft oder geleast ist. Auch Tankkarten können automatisch erfasst werden, da hier oft Schnittstellen zu externen Dienstleistern bestehen. Das Reporting bietet die Möglichkeit, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. Auch die Führerscheinkontrolle kann durch eine Fuhrpark Software automatisiert werden.

Wann ist eine Fuhrparkmanagement Software sinnvoll?

Sobald ein Unternehmen über einen eigenen Fuhrpark verfügt, kann eine Fuhrpark Software sinnvoll sein. Typische Fuhrparkbetreiber sind Speditionen, Lieferunternehmen oder Fahrzeug-Vermieter. Die gesamte Fahrzeugflotte zu verwalten, bedeutet hohen Aufwand, die Fahrzeuge und Mitarbeiter zu organisieren. Um Zeit und Kosten zu sparen, kann der Einsatz einer Fuhrparkmanagement Software also für jeden Fuhrparkbetreiber sinnvoll sein.

Für kleinere Fuhrparks kann auch ein Fahrtenbuch eine Alternative sein. Mit dem KFZ Fahrtenbuch können zum Beispiel mehrere Poolfahrzeuge unter einem Account eingetragen werden und die Fahrten, Kilometerstände und Belege überprüft werden.

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