Nachweis der betrieblichen Nutzung eines Firmenwagens

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Ob das Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzuordnen ist hängt davon ab, in welchem prozentualen Umfang Sie es tatsächlich betrieblich nutzen. Die Grundsätze zur Ermittlung des betrieblichen sowie privaten Nutzungsumfangs gelten für eigene als auch geleaste Fahrzeuge. Bevor Sie also die Berechnungsmethode wählen, müssen sie den Umfang der Nutzung Ihres Autos ermitteln.

Nachweis der betrieblichen Nutzung

Zu der betrieblichen Nutzung Ihres Firmenwagens gehören:

  • Fahrten im wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb (Fahrten zu Kunden, Geschäftspartnern, Warenlieferungen)
  • Fahrten, die mit dem Firmenwagen getätigt werden
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

Zu privat veranlassten Fahrten zählen:

  • Fahrten an den Urlaubsort oder am Wochenende zur Erholung
  • Fahrten zu Verwandten, Freunden, Veranstaltungen, Einkaufsfahrten
  • Fahrten im Rahmen der Erzielung von Einkünften aus anderen Einkünften (z. B. aus einer selbständig ausgeübten Nebentätigkeit)

Der Steuerpflichtige muss den Umfang der betrieblichen Nutzung dem Finanzamt darlegen und glaubhaft machen. Dies kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Für den Nachweis genügen nach Auffassung der Finanzverwaltung z. B. Eintragungen in den Terminkalender, Kilometerabrechnungen gegenüber Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen.

Sind diese Unterlagen nicht vorhanden, sind Aufzeichnungen über die betrieblichen Fahrten und die Gesamtfahrleistung während eines repräsentativen Zeitraums von i. d. R. 3 Monaten (ohne Urlaubszeit) vorzunehmen.

Betriebliche Nutzung zwischen 10 % und 50 %

Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 % und 50 % kann der Steuerpflichtige wählen, ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehören soll.

Ordnet der Steuerpflichtige das Fahrzeug dem Betriebsvermögen (sog. gewillkürten Betriebsvermögen) zu, darf der private Nutzungsanteil nicht nach der 1 %- Regelung bewertet werden.

Der Privatanteil wird anhand geeigneter Unterlagen bemessen. Auch hierfür reicht regelmäßig die Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum aus. Wer nicht aufzeichnet, wird vom Finanzamt geschätzt. In diesen Fällen unterstellt die Finanzverwaltung eine Privatnutzung von mind. 50 %.

Ordnet der Steuerpflichtige das Fahrzeug dem Privatvermögen zu, können die Kosten für die betriebliche Nutzung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dies erfolgt entweder durch einen Nachweis der tatsächlichen Kosten (Fahrtenbuch) oder durch Berechnung anhand von Pauschalwerten in Höhe von 0,30 € pro betrieblich gefahrenen Kilometer.

Betriebliche Nutzung unter 10 %

Wird das Fahrzeug zu weniger als 10 % betrieblich genutzt, ist es zwingend dem Privatvermögen zuzurechnen. Auch hier können für die betrieblich veranlassten Fahrten entweder der mittels Fahrtenbuch ermittelte Kilometersatz oder die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 € pro betrieblich gefahrenen Kilometer abgesetzt werden.

Einzelnachweis – Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und Ender jeder Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner
  • Fahrten zwischen Wohnung und Geschäftsbetrieb
  • Alle Privatfahrten

Auch hier ist auf eine laufende und zeitnahe Eintragung zu achten! Sind die oben genannten Anforderungen erfüllt, wird der private Nutzungsanteil anteilig zu den insgesamt gefahrenen Kilometern berechnet.
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Für mehr Informationen zum KFZ-Fahrtenbuch: support@kfz-fahrtenbuch.de