Vollservice-Leasing: Steuern sparen mit dem Fahrtenbuch

Privat und beruflich sind Leasingfahrzeuge eine gute Alternative zu gekauften oder finanzierten Wagen. Das liegt bereits an der Kurzfristigkeit der Verträge. Die wenigsten Leasingverträge gehen über eine längere als zwei Jahre andauernde Periode, dann kann wieder ein neues Kfz angeschafft werden. Zudem bietet – gerade im geschäftlichen Rahmen – ein Leasingvertrag steuerliche Vorteile. Um die Vorteile jedoch bestens zu genießen, empfiehlt es sich in jedem Fall, ein Fahrtenbuch zu führen. Die steuerliche Seite ist damit wesentlich einfacher zu bewältigen und auch hinsichtlich des Leasingvertrags kann so ein Fahrtenbuch helfen, Unstimmigkeiten und Probleme zu vermeiden. Dieser Artikel verrät, warum das Fahrtenbuch sinnvoll ist und welche Vorzüge ein Leasingfahrzeug hat.

Lenkrad
Abbildung 1: Mit einem Leasingfahrzeug für das Unternehmen lassen sich durchaus Steuern sparen – doch was ist zu beachten?

Warum ist Leasing für Geschäftsleute interessant?

Ganz oben steht das Geld auf der Liste. Ein Neuwagen kostet – je nach Fahrzeugklasse – mindestens 8.000 Euro und dieses Geld muss selbst aufgebracht oder über einen Kredit finanziert werden. Gerade Geschäftsleute, die einen Fuhrpark errichten, sehen sich da schnell an ihren Grenzen. Denn wer kann schon »mal eben« fünf oder mehr Fahrzeuge selbst anschaffen oder finanzieren? Das Leasing ist da die günstige Variante, denn die monatlichen Kosten sind ohnehin schon übersichtlich und beginnen – wieder abhängig der Klasse und des Leasinggebers – bei knapp 100,00 Euro monatlich. Hinzu kommt der steuerliche Aspekt:

  • Betriebliche Nutzung wird das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt, kann die Leasingrate vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. In diese Kategorie fallen beispielsweise sämtliche Fahrzeuge eines Handwerkbetriebs, die stets zwischen Firmensitz und Arbeitsort bewegt werden.
  • Gemischte Nutzung – wird ein Fahrzeug betrieblich und privat genutzt, kann immerhin ein Teil der Leasingrate als Ausgabe abgesetzt werden.
  • Rein private Nutzung – in diesem Fall ist es nicht möglich, die Leasingrate abzusetzen. Jedoch können Arbeitnehmer weiterhin die Entfernungspauschalen nutzen.

Gegenüber dem Kauf oder der Finanzierung eines betrieblichen Fahrzeugs ist das Leasingfahrzeug steuerlich stets günstiger. Beim Kauf kann der Wagen nämlich nur über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden, der Kredit hingegen nicht als Ausgabe genutzt werden. Beim Kauf eines Fahrzeugs ist es nur möglich, die Mehrwertsteuer, die auf das Fahrzeug entfällt, als Vorsteuer geltend zu machen.

Wie hilft das Fahrtenbuch dabei?

Wird ein Fahrzeug nun wirklich ausschließlich geschäftlich genutzt, ist das Fahrtenbuch höchstens von Interesse, wenn es um die Nachvollziehung der Laufleistung, der Arbeitszeiten und weiteren, mit beruflichen Strecken zusammenhängenden Kilometern geht. Anders sieht es mit allen Fahrzeugen aus, die privat und beruflich genutzt werden. Dies sind übrigens die Mehrzahl der geschäftlichen Fahrzeuge, da viele Mitarbeiter aus Gründen der Einfachheit häufig den Wagen mit nach Hause nehmen können, um mit diesem morgens zum Einsatzort zu fahren. Und Unternehmer selbst kombinieren privat und geschäftlich nahezu immer. Diese kombinierte Nutzung bedeutet jedoch auch, dass nur der Teil der Leasingrate als Geschäftsausgabe abgesetzt werden kann, der mit dem Geschäft in Verbindung steht. Um die Steuer zu erstellen, gibt es zwei Lösungen:

  • Pauschale Lösung – das ist die sogenannte »1-Prozent-Regelung«. Hierbei wird monatlich pauschal ein Wert von einem Prozent des Listenneupreises des Wagens gerechnet, aufs Jahr also 12 Prozent. Dieser Betrag wird bei gemischter Nutzung immer von der Leasingrate, die steuerlich geltend gemacht wird, abgezogen. Wird die Pauschale von Arbeitnehmern genutzt, können die auch keine weiteren Kilometerpauschalen geltend machen.
  • Fahrtenbuch – im Fahrtenbuch werden sämtliche Fahrten mit dem Wagen genau aufgeführt. Datum, Wegstrecke zum Kunden, Wegstrecke zum nächsten Kunden, Einkaufsfahrt – dabei werden private von beruflichen Fahrten insoweit markiert, dass sie auseinandergehalten werden können. Diese Variante ist aufwendig, sofern keine Softwares genutzt werden, doch häufig wesentlich günstiger. Der Anteil an privaten Fahrten lässt sich nämlich für den Unternehmer nun genau berechnen, sodass der korrekte Steuerabzug vorgenommen werden kann. Auch für den Arbeitnehmer ist diese Variante dann sinnvoll, wenn er sein privates Leasingfahrzeug beispielsweise für viele betriebliche Fahrten nutzt. Er kann die berufliche Nutzung des Fahrzeugs bestens nachweisen und somit weit mehr geltend machen, als die Pauschale oder die normalen Entfernungspauschalen für den Weg zum Arbeitsplatz.

Bei Fahrtenbüchern gilt jedoch, dass sie nur so sinnvoll sind, wie sie gut geführt werden. Werden Fahrten überschlagen, zusammengezogen oder auch mal gar nicht notiert, entstehen gleich Dokumentationslücken, die keinem Beteiligten helfen. Sehr praktische Helfer bei der Führung von Fahrtenbüchern sind elektronische Fahrtenbücher. Die Software hat nicht nur diverse Features, sie kann – sofern sie Smartphones unterstützt – auch Fahrten automatisch voreintragen. Via GPS wird nun die Fahrzeugbewegung registriert, der Fahrer muss später nur noch vergleichen, ob die Kilometerzahl stimmt und den Fahrtengrund nachtragen. Durch ein Fahrtenbuch werden unnötige Strecken vermieden. Vorteilhaft ist dies auch für das Getriebe, da dieses weniger beansprucht wird. Eine Getriebeinstandsetzung kann schon einige Euros kosten. Dank Anbietern wie caroobi.com existiert jedoch auch hier die Möglichkeit, die Kosten zumindest auf einem akzeptablen Niveau zu halten.

Welche Vorteile hat das Fahrtenbuch insgesamt?

Oftmals schreckt der Aufwand Leasingnehmer von der Führung des Fahrtenbuchs ab, da es ohne Softwareunterstützung durchaus stressig und anstrengend zu führen ist. Doch hat das elektronische Fahrtenbuch ungemein nützliche Vorteile:

  • Splittung – private und betriebliche Fahrten lassen sich hervorragend nachverfolgen. Dies ist auch bezüglich der Versicherung sinnvoll, da private Fahrten bei rein als Betriebsfahrzeug gemeldeten Wagen nicht problemlos versichert sind.
  • Verfolgung – jeder kennt es, auch Unternehmer. Auf dem Weg vom Kunden zurück wird doch mal schnell zum Bäcker gegangen und die Brötchen dem Kind zu Hause auf den Tisch gelegt. Oder aber, es wird schnell Essen geholt. Sind das nur wenige Meter Strecke, sagt kaum ein Chef etwas dazu. Anders sieht es aus, wenn ständig etliche Kilometer »fremd« zurückgelegt werden. Unnötige Fahrten lassen sich über die Statistiken und Auswertungen der Fahrtenbücher auffinden.
  • Ortung – das trifft auf Fahrtenbücher zu, die mindestens mit dem Smartphone gekoppelt sind. Über das GPS lässt sich in der Software nun das Auto orten – der Unternehmer weiß also zu jeder Zeit, wo sich seine Fahrzeuge befinden.

Hat sich die Führung erst einmal etabliert, fällt ihr Umstand auch kaum noch ins Gewicht, sondern geht praktisch ins Blut über.

Dienstwagen
Abbildung 2: das eigene Dienstwagen ist durchaus auch ein Objekt des Stolzes.

Fazit – moderne Lösungen sind komfortabel

Gerade die Fahrtenbücher, die mittels Software und Apps unterstützt werden, sind leicht zu führen. Grundsätzlich helfen sie dabei, einen Überblick über die zurückgelegten Fahrten zu halten und können auch dazu dienen, Verstöße zu ahnden oder auszuschließen. Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise ein Bußgeld, weil er in eine Umweltzone hineingefahren ist, was jedoch nicht der Fall war, lässt sich über die Software beweisen, dass dieser Wagen überhaupt nicht vor Ort war.

Bildquellen:

Abbildung 1: @ SleepyCats (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Abbildung 2: @ MarleneBitzer (CC0-Lizenz) / pixabay.com

//]]>