Fahrtenbuch Muster & Excel Vorlage mit Finanzamt Anforderungen 2016

Unsere KFZ Fahrtenbuch Software erfüllt alle Anforderungen des Finanzamts

Wenn Sie das KFZ Fahrtenbuch korrekt einsetzen, werden Ihre Aufzeichnungen vom Finanzamt anerkannt. Für die Anerkennung eines Fahrtenbuchs müssen Sie in Deutschland besondere Anforderungen hinsichtlich der Vollständigkeit der Angaben und der Verhinderung bzw. der Dokumentation von nachträglichen Änderungen beachten.

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Passagen der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) verfassten Schreiben bezüglich der Anforderungen an ein Fahrtenbuch zusammen. Weiterhin zeigen wir Ihnen die Lösungen unseres KFZ Fahrtenbuchs, um den Anforderungen vom Finanzamt zu entsprechen.

Die kompletten Schreiben finden Sie unten zum Download.

Das (BMF) hat mit Schreiben vom 21.01.2002 Anforderungen an ein Fahrtenbuch festgelegt und mit Schreiben vom 07. 07.2006 und 18.11.2009 die Anforderungen an den Nachweis der betrieblichen Nutzung von Kraftfahrzeugen konkretisiert.

Im Jahr 2013 hat die Oberfinanzdirektion (OFD) Rheinland die Anforderungen zur „Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs“ weiter präzisiert.

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Alle Vorgaben müssen erfüllt werden

Unser KFZ Fahrtenbuch wurde anhand der Vorgaben des BMF und der OFD Rheinland zur Vollständigkeit der Angaben und der Dokumentation von nachträglichen Änderungen entwickelt.

Zur Vollständigkeit der Daten heißt es in den BMF-Schreiben:
„Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.“
Unser KFZ Fahrtenbuch führt diese Angaben und bietet viele Funktionen, die die Eingabe und Änderung Ihrer Daten erleichtern.

Zu nachträglichen Änderungen heißt es weiterhin:
„Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.“
Unsere KFZ Fahrtenbuch Software bietet einen “rechtssicheren Finanzamtmodus”. Ist dieser aktiviert, speichert das KFZ Fahrtenbuch Ihre Eingaben so ab, dass sie nachträglich nicht ohne eine Dokumentation verändert werden können. Änderungen sind in diesem Modus nur in beschränktem Umfang möglich. Nachträgliche Änderungen werden auf diese Weise dokumentiert.

Fahrtberichte und Änderungshistorie
Im KFZ Fahrtenbuch gibt es einen druckbaren PDF Bericht, den Sie sich bequem mit nur einem Klick erstellen lassen können. Sie haben die Möglichkeit, Privatfahrten und stornierte Fahrten anzuzeigen. Alle Fahrten werden mit dem Zeitstempel auflistet. Bei geänderten oder stornierten Fahrten ist der ursprüngliche Zustand der Daten sowie deren Änderungshistorie mit Datum, Uhrzeit und Benutzername ersichtlich. Die Änderungshistorie kann somit vom Anwender nicht nachträglich manipuliert werden.

Fahrtenbücher müssen lückenlos und zeitnah geführt werden
Diese Anforderung kann nur der Anwender selbst erfüllen, indem er alle Fahrten lückenlos und zeitnah mit der KFZ Fahrtenbuch Online Edition oder unseren KFZ Fahrtenbuch Apps dokumentiert. Sollte eine Fahrt noch unvollständig erfasst worden sein – z.B. ohne Zweck der Fahrt – erhalten Sie die Smartphone-typische Benachrichtigung in Form einer roten Zahl angezeigt. So geht Ihnen keine Fahrt verloren und Sie bleiben rechtskonform.

Zeitnah heißt innerhalb von bis zu fünf Kalendertagen!
Nach deutscher Rechtslage ist diese Vorgabe dann erfüllt, wenn das Fahrtenbuch innerhalb von bis zu fünf Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt geführt wird.
Dabei müssen die Fahrten mit allen erforderlichen Angaben im Fahrtenbuch erfasst werden. Der Buchungszeitpunkt wird von der Software KFZ-Fahrtenbuch gespeichert und kann später durch Ausgabe eines Buchungsprotokolls nachvollzogen werden.

Keine amtliche Zertifizierung von elektronischen Fahrtenbüchern!

Derzeit gibt es keine Behörde, die eine Eignung von Fahrtenbuch-Software amtlich bestätigt.

Elektronische Fahrtenbücher bzw. elektronische Fahrtenbuchprogramme werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Eine derartige Zertifizierung / Zulassung könnte sich auch immer nur auf eine bestimmte Programmversion beziehen, weil bei einer Versionsänderung zertifizierungs- / zulassungsschädliche Änderungen nicht ausgeschlossen werden könnten.
Selbst wenn die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs erfüllt werden, setzt die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs auch voraus, dass die Hard- und Software ordnungsgemäß bedient werden und das Fahrtenbuch hinterher alle von der BFH-Rechtsprechung und der Finanzverwaltung – insbesondere in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR – geforderten Angaben enthält.

Die Prüfung, ob ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anzuerkennen ist, kann deshalb immer nur für den jeweiligen Einzelfall erfolgen.“, heißt es dazu laut OFD Rheinland.

Bitte beachten Sie:
Unseren Erfahrungen nach beurteilt ein Betriebsprüfer nicht vorrangig die Software, sondern die von Ihnen damit erstellten Aufzeichnungen. Es besteht daher immer die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch nicht anzuerkennen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Aufzeichnungen unvollständig oder nicht zeitnah gemacht worden sind. Gleiches gilt für widersprüchliche Angaben.
Beispielsweise können Verknüpfungen von Kilometerständen aus dem Fahrtenbuch mit Werkstattquittungen oder ein Vergleich des Fahrtenbuches mit dem Datum von Tankbelegen oder sonstigen Dokumenten herangezogen werden.
Führen Sie Ihr KFZ Fahrtenbuch also wahrheitsgemäß, korrekt, zeitnah und vollständig. Viele nützliche Funktionen und Auswertungen haben wir bereits in unsere Software-Lösung implementiert, die Ihnen das Erfassen der Fahrten leichter macht.

Laut Schreiben des BMF ist ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, „wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.“
Ihrer Betriebsprüfung steht mit unserem KFZ Fahrtenbuch also nichts mehr im Wege!

PDF Download

BMF Schreiben 1 
BMF Schreiben 2
BMF Schreiben 3

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